Персональный ассистент: кто, зачем и почему? Записки эксперта по подбору персонала. Персональный ассистент: что нужно знать о профессии, чтобы дорасти до генерального директора Кидалово от инфобизнесменов

Одна из наиболее престижных профессий и в то же время представляющаяся большинству совсем нетрудной - личный секретарь или помощник. По поводу престижности - все верно. Насчет легкости - обманчивое впечатление. Легко быть только… плохим помощником. Как стать звездой на профессиональном небосклоне?

Ответ

Позиция персонального помощника руководителя обладает высоким статусом в компании. Персональный помощник находится в эпицентре офисной жизни организации, к его персоне обращено большое внимание. Общение с первыми лицами компаний и ответственность, которую несет персональный помощник, требует немалых знаний и умений. Трудно переоценить, какой большой и важный объем административной, представительской, посреднической работы выполняет помощник.

Независимо от размеров организации, рамки решаемых вопросов персонального помощника порой расширены до такой степени, что он выполняет не только стандартный набор административной работы, но и часто массу творческой работы. В своей работе помощник может успешно реализовывать финансовые, менеджерские, журналистские, PR, переводческие функции, особенно, если к этому лежит душа и есть таланты, знания и навыки. Все зависит от того, как проявлять себя на рабочем месте, от масштаба деятельности непосредственного руководителя, а также от того понимания, вернее человеческого и профессионального принятия и уважения, которое складывается между помощником и его непосредственным руководителем.

Важную информацию о информационной поддержке руководителя вы найдете в материале здесь.

Помимо большой ответственности, должность персонального помощника руководителя заключает в себе большие возможности: налаживание интересных контактов, коммуникации с людьми различного статуса, часто довольно высокого, постоянное пребывание, что называется, «на виду», развитие организаторских и лидерских навыков, возможность вырасти до любой должности в любой сфере, в которой вы сможете проявить свои способности и активность. Работая в приемной руководителя можно «присмотреться» к различным профессиональным сферам деятельности внутри компании, определиться со своими сильными сторонами и интересами, начать успешный деловой старт своей карьеры. Талантливому и целеустремленному сотруднику карьерный рост и рост финансовой компенсации за все свои усилия обеспечен.

Какие личные качества сотрудника на этой должности играют ключевую роль?

Для начала стоит отметить, что чаще всего персональными помощниками работают девушки. Природные качества, присущие женскому полу, а именно: ориентация на человеческие отношения, на общение, умение предусмотреть множество мелочей, позаботиться о людях, просчитать развитие ситуации на пару шагов вперед, проницательность, интуиция - могут сослужить хорошую службу женщинам в их профессиональной деятельности.

Стоит учитывать и то, что коль скоро женщина взялась за построение успешной профессиональной карьеры, ей надо обратить внимание и на факторы, на которые традиционно ориентированы мужчины, когда они добиваются успеха на том или ином деловом поприще, а именно - на компетентность, умение правильно себя подать, умение быть ориентированным на результат.

Как же преуспеть на должности персонального помощника и создать отличный фундамент для своей успешной карьеры?

Программа-максимум

Не стоит забывать того, что не бывает непродуктивных областей деятельности, бывают нерадивые сотрудники. Так же, как не бывает скучной жизни, бывают скучные люди. Природа одарила женщину многими ценными способностями.

Что важно сегодня для делового успеха женщины?

Не стоит уповать только на внешние данные, хотя привлекательный и аккуратный вид, умение себя подать, безусловно, сослужат вам отличную службу.

Успешный человек всегда осознает три вещи:

свои способности и таланты,
свои амбиции и цели,
свои источники новых знаний и умений, то есть возможности роста.

Необходимо также четко понимать, что вы вкладываете в понятие «успех» для себя. Спокойная ли это рутинная работа или необходимость постоянного решения новых задач, проявления смекалки и инициативы и пребывания в центре событий. К слову сказать, если последнее вам не по вкусу, то должность персонального помощника не для вас.

Понимание и действие - вот два двигателя успеха. Успешный человек активно действует ЗДЕСЬ и СЕЙЧАС. Ему не нужно ждать, когда представится возможность проявить себя. Он сам создает эти возможности для себя, вычисляет их из окружающей его действительности, ведь фокус его зрения достаточно широк, и он открыт для того, чтобы замечать многие вещи вокруг и использовать ситуации.

Выполняйте не только то, чего ждут от вас на работе. Такой пассивный подход к делу не для человека, стремящегося к каким-либо профессиональным высотам. Задайте себе вопрос: что вы ждете от работы? Ответом может быть: достойное вознаграждение, удовлетворение от уровня общения, социальных и иных благ, которое предоставляет работа, признание своих заслуг у руководства, окружения. Ведь личный успех зависит не столько от занимаемой позиции, сколько от самого человека .

Подумайте над тем, каким образом вы можете отлично проявить себя, как усовершенствовать рабочий процесс, какую атмосферу создать в приемной, т. е. какие шаги можно предпринять для эффективного решения рабочих задач. Вот точки создания ситуаций и возможностей для вашего успеха.

Когда человек действует не просто в рамках того, что требуется от него по работе, а ставит во главу угла свои ожидания от работы, свои стремления к росту и самореализации, то у него получается показать, на что он способен, завоевать доверие и признание общества к себе как к специалисту, амбициозному сотруднику.

Самый главный урок личностного роста: хочешь учиться - учись, подходи, спрашивай, уточняй, проси мастер-класс, пробуй делать что-то новое, большее, но никто не будет тебе предлагать наставничество, обучение или профессиональные советы первым. Инициатива, вопросы, предложения «пробы пера» или ассистирования уже состоявшемуся профессионалу для постижения мастерства должны исходить от «ученика», так как именно ученик ищет учителя, а не наоборот!

Таким образом, рецепт успеха в профессии предельно прост - осознать, что вы сами играете главную роль в ситуациях и обстоятельствах своего существования. Ваше понимание того, какая окружающая обстановка наилучшим образом соответствует вашим стремлениям и целям, понимание своих сильных сторон, чуткость к окружающей действительности - все это играет жизненно важную роль в создании благоприятных возможностей для продвижения по пути успеха. В этом случае вы как бы моделируете свой сценарий жизни, вы наполняете его теми идеями, которые имеют для вас ценность. Все эти идеи воплощаются в тех вещах, условиях, людях, которые начинают вас окружать в соответствии с тем ходом событий, который вы организовываете для себя или имеете четкую мысль организовать. Ведь образ жизни человек выбирает сам.

Понятно, что хорошо можно делать только то, что нравится. А дальше - больше. Начав входить во вкус дела, получать удовольствие от положительных результатов своих усилий вы будете открывать свои личные секреты успеха. Ведь все очень индивидуально. Эту индивидуальность вы будете с удовольствием открывать и развивать в себе шаг за шагом.

Личному помощнику: две волшебных палочки

Для помощника руководителя два умения особенно важны: работа с информацией и работа с людьми. Оба этих умения становятся равными по значению волшебными палочками талантливого помощника.

Работа с информацией: важно не столько обладать максимальным ее количеством и многое помнить и держать в голове, сколько знать, где можно ее найти в нужный момент. То, что мы с вами живем в Web-эпоху, существенно облегчает нам жизнь. Ведь информацию или подсказку об ее ценных источниках можно найти, используя ресурсы всемирной паутины, поэтому на первом месте сегодня стоят поисковые навыки. Этими навыками нужно владеть в совершенстве. Найти нужную информацию, выделить главное в большом информационном потоке - это важные умения современного помощника. Как добиться виртуозного владения такими навыками? Чем больше практики - тем лучше у вас будет получаться. И еще. Будьте любознательными!

Важно никогда не паниковать заранее, сталкиваясь с новой проблемой. Найдите информацию, подумайте, разберитесь. Здесь важен оптимистичный и познавательный подход. Особенно когда часто приходится решать новые задачи. Но если вам такое не под силу и не нравится, то вы выбрали не ту работу. Ведь работа персонального помощника предполагает инициативу, творческое и позитивное мышление. Это работа для тех, кто любит мыслить и решать различные задачки. Это работа для блестящих организаторов, творцов, умеющих эффективно справляться со стрессами, сглаживать трудности и никак иначе.

Вторая волшебная палочка - умение общаться с людьми - это еще более сложный и интересный инструмент.

Личному помощнику важно находить общий язык с окружающими. Для эффективного общения необходимо обладать такой замечательной чертой характера, как коммуникабельность, т. е. способность легко устанавливать контакты. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать на должности помощника, учитывая необходимость общения с большим количеством людей абсолютно разных статусов. К ценным личным качествам помощника относятся любезность, вежливость, доброжелательность, предупредительность, внимание к собеседнику. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают благоприятную атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки, эффективном взаимодействии с людьми и выполнении посреднической миссии между руководителем и окружающими его людьми.

Стоит отметить, что женщины от природы хорошие психологи и «специалисты по человеческим отношениям». Подсознательно они обычно понимают, что за человек перед ними, и в зависимости от этого выбирают линию поведения. Касается ли это руководителя или сотрудников, лучше придерживаться максимально корректного стиля поведения.

Другой важный момент - умение заботиться о людях , умение быть дипломатом, проявлять тактичность, находить правильный тон, понимать настроение окружающих людей и положение вещей. Почему заботиться о людях? Разве помощнику руководителя нужно проявлять чудеса терпения и заботы няни-сиделки? Отчасти да. Работа у вас помогающая . Это ваша основная функция. Организовывая что-то, вам необходимо просчитывать все нюансы, как если бы вы все это делали лично для себя. Нельзя опускать какие-то вопросы, детали и думать, что там, на месте люди сами разберутся. Нужно стараться предусмотреть все по максимуму, все до мелочей. Эта работа очень важна. Ведь умение позаботиться о людях под силу далеко не каждому. Это очень непростая задача для помощника руководителя.

В природе женщины заложено такое качество, как способность и стремление все усовершенствовать. Она считает, что если что-то существует или работает в том или ином виде, то это можно улучшить. Как правило, она старается добиться этого сама и готова сподвигнуть на это окружающих. Это чудесное качество женщины предоставляет ей большие возможности развития своих лидерских качеств и продвижения по карьерной лестнице.

Хочется отметить, что для профессионального успеха практически в любом деле нужно хорошо разбираться в женской и мужской психологии. Это важно, во-первых, чтобы четко понимать свои собственные плюсы и сильные стороны, заложенные природой, и, во-вторых, чтобы эффективно общаться с людьми, учитывая особенности мужского и женского стилей мышления и поведения. Эти ценные знания помогут вам правильно находить общий язык, взаимопонимание и поддержку не только на работе, но и в личной жизни, что очень важно для каждой женщины.

Работа для творческих натур

Для женщины очень важен момент творчества. Редкая женщина, в силу качеств своей женской натуры, которые ей дала природа, согласится выполнять скучную рутинную работу. Что же такое творчество и почему мы чаще всего стремимся найти творческую работу? Что мы вкладываем в это понятие? Порой оказывается, что мы подразумеваем под этим понятием свободу. Свободу для созидания, для раскрытия и реализации себя.

Действительно, часто нам необходимо не просто выполнять какие-то обыденные, повторяющиеся день ото дня функции, но и творить, созидать и, главное, видеть конечный результат, «продукт» своей деятельности, получить от «потребителя» этого «продукта» отклик, обратную связь, высокую оценку вложенных усилий. Для некоторых людей, кроме того, важно делать что-то «от и до», а не просто быть винтиком большой машины и вкладывать свою небольшую лепту в общее дело. В процессе своего профессионального самоопределения нужно обязательно найти ответ на вопрос - что же лично вам важно в вашей работе?

Так вот, о творчестве. К счастью, работа в должности помощника руководителя предполагает умение самостоятельно мыслить и принимать решения и на отсутствие творческого поля деятельности жаловаться не приходится.

Найти выход из ситуации, порой нестандартной, предложить идею, если нужно - убедить в ее ценности и разумности, найти возможность ее осуществить, спланировать и «сдирижировать» ее выполнение - вот основные части плана успешной деятельности личного помощника, которая будет по достоинству оценена. И если вы думаете, что улучшать привычный ход вещей - это неблагодарное дело, то можете удивиться узнав, что вы (если решитесь все-таки это сделать) выполнили наконец то, до чего уже давно ни у кого руки не доходили, и это не осталось незамеченным. Разве это не принесет удовольствия от деятельности? Разве не создаст предпосылки для дальнейшего профессионального роста? Ответ на все вопросы предельно лаконичен - да! Надо пробовать и дерзать.

Для того чтобы созидать, нужно видеть, слышать, понимать людей и обстоятельства вокруг, замечать ключевые проблемы в своей работе и находить решения, совершенствовать процессы. В большинстве случаев не стоит рассуждать о том, что инициатива наказуема. Наказуемо, как правило, бездействие и равнодушие, так как рано или поздно можно наткнуться на те же препятствия, на которые в прошлом, казалось бы, так удачно удалось закрыть глаза. Если проблема системная, то ее лучше решить, и в следующий раз в аналогичной ситуации уже не придется тратить время на обход той же ямы.

Работа помощника постоянно подкидывает задачки, и если вы деятельная и творческая натура, то эти задачки будут укреплять и наращивать ваши «профессиональные мышцы», а также открывать и развивать ваши умения и таланты. Этими задачками и интересна (вовсе не рутинная, как правило) деятельность персонального помощника руководителя. Решая их, мы растем и развиваемся как личности и как сотрудники, это приносит нам удовлетворение и достойное вознаграждение. А мы стремимся к этому, не правда ли?

Привет, дорогие читатели. На связи Василий Блинов.

Сегодня я хочу начать разговор об интернет-профессии личный помощник и рассказать вам подробнее о данной возможности работать удалённо. Из этой статьи вы узнаете, что это за профессия, стоит ли начинать её осваивать, а также определите подходит она вам или лучше заняться .

Весь собранный мною материал о работе помощником руководителя не уместился в одну статью, поэтому я разделил его на 4 части:

Кто такой помощник руководителя и чем он занимается? (Вы здесь).

По поводу зарплаты и количества часов работы личного помощника много споров в интернете и не совсем понятной информации, поэтому я вынес этот вопрос в отдельное рассмотрение, где мы будем логически рассуждать, за что и сколько готовы платить предприниматели.

Если до этого момента вы читали книгу « » и смотрели по ссылке из неё видео, то вам уже должно быть более менее понятно в чём суть профессии личного помощника предпринимателя.

Друзья, также если возникнут вопросы после прочтения статьи, то можете задать их мне лично в социальных сетях или лучше написать в комментариях ниже, чтобы другие люди тоже могли получить ответ на эти вопросы.

Кто такой личный помощник предпринимателя?

Предлагаю вспомнить фильм «Стажёр» 2015 года с Робертом Де Ниро и Энн Хэтэуэй.

Я не совсем знаком со всей этой американской системой, но суть фильма в том, что молодой основательнице интернет-магазина по продаже модной одежды пришлось взять к себе в стажёры на должность личного помощника 70-летнего пенсионера.

На мой взгляд, этот фильм как раз таки очень хорошо раскрывает работу помощником предпринимателя.

Личный помощник — это друг, бизнес-партнёр, коллега, задача которого взять на себя часть работы и сэкономить время руководителя для более важных дел и личной жизни.

Небольшая разница фильма в том, что стажёр совсем не владел современной техникой, и его работа проходила в офисе.

С другой стороны, это отличный пример для новичков без опыта, вы можете так же устроиться личным помощником и в процессе сами всему научиться.

Знаю, у многих сейчас возникает сомнение, а кто возьмёт на работу новичка, который ничего не умеет? Да много кто! Я взял к себе личного помощника, которого обучаю с нуля.

Почему я нанял помощника без опыта?

Во-первых, у меня много простых задач, которые отнимают много времени, а справиться с ними может каждый.
Во-вторых, иногда проще научить человека, чем переучивать как мне надо.
В-третьих, пока человек учится, можно платить ему небольшую сумму.

В следующей статье я более детально расскажу, чем занимается мой личный помощник, сколько он зарабатывал сначала, и как выросла его зарплата.

Кому нужен удалённый личный помощник?

В интернете много направлений бизнеса, который в основном ведётся удалённо — это различные сервисы, интернет-магазины, контентные сайты, блоги, тренинговые центры, дизайнерские агентства и т. д. В каждом таком бизнесе есть люди, которые руководят либо делают всё сами.

Разберём несколько примеров к кому можно устроиться личным помощником.

Инфобизнесмены — это предприниматели, которые обучают чему-то с помощью платных курсов, онлайн-тренингов, вебинаров и т. д.
Владельцы интернет-сервисов и магазинов. Для примера возьму такой популярный сервис по продаже, аренде и покупке разных товаров и услуг как Avito. Конечно, это слишком глобальный пример, там вместо личных помощников есть руководящие должности, которые отвечают каждый за своё направление. Но если взять небольшие сервисы, которых в интернете уже миллионы, сколько там найдётся руководителей, нуждающихся в помощниках?
Блоггеры, создатели контентных проектов — мой личный пример. Чтобы вести нормальный прибыльный проект, блог, видеоблог, знаете сколько много нужно знать и делать? Даже чтобы вести простенький видеоблог на ютубе, нужно уметь монтировать видео, заниматься оптимизацией, рекламой, продвижением в социальных сетях и т. д. На начальном этапе может личный помощник и не требуется, но когда проект разрастается, то без него уже не обойтись.
Профессиональные фрилансеры и удалённые сотрудники. Когда база клиентов растёт и не успеваешь выполнять заказы, тоже рано или поздно нужен будет личный помощник. Тут уже может быть какой-то специализированный личный помощник, например, дизайнер, программист или специалист по рекламе.
Оффлайн-предприниматели , чей бизнес находится в каком-то городе, а в интернете ведётся рекламная деятельность. Например, аккаунты в социальных сетях, рекламные кампании, сайты, блоги и т. д. Он тоже может нанять себе личного помощника, который будет это всё развивать.

Даже у личных помощников каких-то крупных интернет-предпринимателей может быть личный помощник.

Обязанности и функции

Я могу разделить обязанности помощника руководителя на 3 категории:

Секретарь — работа с документацией, отчётами, почтой, общение с клиентами и т. д.
Менеджер проектов — работа с удалёнными сотрудниками и фрилансерами.
Специалист — знание и опыт в деле, которым занимается его наниматель.

Все они взаимосвязаны, и как я уже сказал ранее, нет каких-то определённых должностных обязанностей, которые можно выписать. У каждого предпринимателя ряд своих задач, которые он может повесить на помощника.

Ключевые навыки помощника руководителя

По сути, личный помощник должен обладать всеми стандартными навыками, что и любой удалённый сотрудник (фрилансер), это:

Работа с информацией и офисными программами.
Грамотный русский язык.
Тайм-менеджмент (управление своим временем и временем работодателя).
Работа в социальных сетях.
Администрирование сайтов на популярных платформах (WordPress и др).
Навыки копирайтинга и продаж.
Поиск и взаимодействие с фрилансерами.

Также удалённому личному помощнику могут понадобиться знания и понимание, хотя бы основ, дополнительных инструментов интернет-бизнеса:

Формирование и настройка рассылок.
Умение монтировать несложные видео.
Редактирование фотографий, картинок, создание баннеров.
Умение делать лендинги.
Работа в вебинарных комнатах.
Работа с трафиком и рекламными сервисами.
Аналитика сайтов.

Если вы не обладаете какими-то навыками, то ничего страшного, обучиться им не составит большого труда.

Нужно ли иметь образование?

Устраиваясь по вакансии личным помощником к предпринимателю или руководителю в своём городе в какую-то крупную организацию, вас бы наверняка спросили про образование и попросили предоставить документы.

В интернете дела обстоят немного по-другому.

Современному интернет-предпринимателю неважно, сколько курсов вы прошли, сколько лет учились в учебных заведениях, здесь важен опыт и результат вашей работы. Чем уникальней ваши реальные навыки, тем ценнее вы становитесь как сотрудник, и от этого будет зависеть ваш доход.

Какими качествами должен обладать?

Смотря на профессию личного ассистента руководителя со стороны работодателя, я могу перечислить несколько важных личных качеств, которыми должен обладать человек, претендующий на эту должность.

В фильме «Стажёр», о котором шла речь ранее, мне очень понравилось, как показано отношение человека к работе. Из отношения к своему делу всегда вытекают человеческие качества и их легко определить за несколько недель совместной работы.

Заинтересованность тем, чем занимается предприниматель, к которому вы устраиваетесь личным помощником.
Структурированность.
Самодисциплина — на удалённой работе, когда свободный график, это одно из самых важных качеств.
Целеустремлённость.
Гибкость — умение перестраиваться.
Коммуникабельность.
Ответственность.

Кого больше предпочитают нанимать на эту работу?

Опять же, исходя из наблюдений своего окружения, у предпринимателей, имеющих свою команду и личных помощников, я в 90% случаях вижу на этих должностях девушек и женщин.

Мамы в декрете.
Работницы офиса.
Фрилансеры.

Исключающим фактором тут является то, что мужская половина больше шарит в технических вопросах и их больше берут в помощники, как специалистов в какой-то технической области.

Я вообще всем, кто только начинает работать удалённо и изучать какую-то интернет-профессию, рекомендовал бы устроиться личным помощником к предпринимателю или профессиональному фрилансеру, работающему в этой профессии. Работа с человеком, который уже во всём разбирается, даст вам максимально быстрый результат в освоении необходимых знаний и навыков.

Плюсы и минусы профессии

Подводя итоги данной части о профессии личный помощник руководителя, хотел бы рассмотреть какие преимущества и недостатки она имеет. Начну с преимуществ:

1. Постоянное развитие. Работать напрямую с предпринимателем и перенимать его знания и опыт - это, на мой взгляд, самый жирный плюс данной профессии.

2. Свобода передвижений. Работая удалённо, у вас появится больше времени, не нужно будет тратить время на дорогу в офис и т. д. Сможете работать, путешествуя, в разных местах мира.

3. Комфортный и гибкий график работы. Вы сами планируете рабочий день в соответствии со своими желаниями и потребностями.

4. Хорошая зарплата или дополнительный доход. Зависит от занятости и сложности задач.

Из недостатков могу выделить то, что работа личным помощником удалённо, особенно при полной занятости и многозадачности, требует быть постоянно на связи с работодателем, иногда подстраиваться под его рабочий режим.

Заключение

В заключении скажу, что востребованность и перспективы профессии довольно высокие, нанимая помощника, предприниматель покупает, в первую очередь, своё личное время — наш единственный ограниченный ресурс. И он понимает, что без делегирования части каких-то задач, его результат будет расти в разы медленней. Поэтому на рынке удалённой работы эта профессия становится всё популярней.

На этом у меня сегодня всё.

Увидимся в следующих статьях об этой интересной профессии!

P. S. Если вы думаете работать личным помощником руководителя, то напишите в комментариях свой отзыв об этой статье, с чем вы согласны, а с чем — нет.

О пыт работы в административных должностях у меня более 14 лет. За период своего профессионального становления я освоила основные административные позиции: секретарь-референт, секретарь-переводчик, персональный ассистент, личный помощник, начальник административно-хозяйственного отдела, начальник службы административной поддержки (с курированием первой приемной, группы документооборота и автопарка). В небольших организациях, как правило, это традиционный «набор» функций службы организационного развития или административной поддержки.

Несмотря на столь обширный спектр административных должностей, 90% своей основной занятости я, по сути, провела на должности PA (PA - personal assistant, персональный ассистент). Более того, хочу отметить, что как раз таки «почва PA» взрастила во мне способности к прочим аффилированным административным позициям.

Поэтому свои советы о том, как стать успешной в этой профессии, буду давать со знанием дела.

Зачем все это?

Для начала давайте разберемся, зачем стоит идти на позицию персонального ассистента.

Вы должны понимать, что идете служить другому человеку (во всех благородных смыслах этого замечательного слова). Относитесь к этому как к аскезе, если хотите. То есть в рабочее время Его интересы будут превыше ваших - вы станете Его тенью, а само рабочее время будет стремиться стать ненормированным.

Ради чего стоит идти на такие жертвы? Одним из несомненных преимуществ работы даже со «злым гением» является колодец знаний, из которого вам великодушно будет позволено черпать мысли, опыт и таланты Его Руководящего величества (сонастраиваясь с ним, вы сможете все это перенимать в той степени, в какой хватит ваших собственных дарований). Это как раз та мотивация, которая, как сейчас я понимаю, подсознательно управляла и мной. Опыт работы в многозадачном ритме, вечном аврале и цейтноте, решение подчас невыполнимых задач, поиск ответов на самые каверзные вопросы - это тренировка всех ваших профессиональных граней, которая через некоторое время поможет завоевать лавры лидера в профессиональной Олимпиаде.

Какие вопросы вы должны задать работодателю в первые дни работы?

Все мы, так или иначе, хотя бы один раз в жизни проходили собеседование при приеме на работу. По этому поводу написано немало книг, в коих авторы рекомендуют использовать те или иные психологические приемы, учат читать язык жестов собеседника, грамотно презентовать себя, держать «марку» и т.д. Думаю, при желании все эти премудрости можно изучить. На этом мы останавливаться не будем. Предположим, вы прошли конкурсный отбор, уладили финансовую сторону вопроса, получили обещанный социальный пакет и уже завтра в накрахмаленной блузе вас ожидают в Компании Вашей Мечты в должности персонального ассистента (либо в иной должности с функциями личного помощника руководителя).

И теперь ваша очередь задавать работодателю вопросы, от ответов на которые зависит ваша обоюдная рабочая жизнь. Увы, о необходимости задавать вопросы на собеседовании и в первые дни работы ничего не пишут в вышеупомянутых брошюрах, буклетах, рекомендациях для соискателей. Именно поэтому я и предложу вашему вниманию некоторые из них.

Сразу оговорюсь, данные советы обобщены и носят исключительно рекомендательный характер. В связи с этим и применяться они должны в контексте конкретной профессии и конкретной должности - порой часть этих вопросов вашему будущему шефу вовсе бессмысленно задавать, ибо выполнение данных поручений просто не входит в ваши должностные обязанности.

Итак, при приеме на работу я бы предложила вам задать работодателю следующие блоки вопросов:

1. Тайм-менеджмент.

1.1. С какого времени руководитель планирует начинать свой рабочий день и рабочие встречи?

1.2. Есть ли константные рабочие встречи (например, с руководителями структурных подразделений), о которых вам необходимо знать и оповещать участников?

1.3. В какое время у руководителя обед, оно фиксировано, носит плавающий характер и может быть использовано для деловых переговоров?

1.4. Какое время дня лучше отводить на встречи по личным вопросам; в какое время руководитель занят и его лучше не беспокоить; до какого времени руководитель, как правило, назначает встречи?

1.5. Есть ли у руководителя постоянные личные задачи и встречи, о которых вам необходимо знать, чтобы контролировать регламент тайм-менеджмента: занятия спортом; необходимость забирать детей из садика / школы; руководитель живет за городом, и ему необходимо выезжать до определенного времени, дабы не провести в пробке весь вечер и т.д.

1.6. Для удобства планирования рабочего дня руководителя предлагаю использовать график еженедельных встреч. Естественно, данная таблица также носит рекомендательный характер и может быть изменена. В такой бланк можно заранее вписать плановые еженедельные встречи, выделив их цветом. А в график конкретной недели вам останется добавить только разовые встречи, т.е. переменную информацию. См. Пример 1.

2. Рабочие моменты.

2.1. Входит ли в ваши обязанности исполнение / контроль исполнения каких-либо постоянных отчетов, дайджестов, подборки материалов?

Например: ежедневно к 11 часам вам необходимо подготовить дайджест основных бизнес-СМИ; распечатать курсы валют на текущий день; ежедневно контролировать исполнение бюджета совместно с финансовым директором и т.д.

2.2. В каких производственных совещаниях руководитель планирует использовать ваши филологические навыки переводчика. Данное понимание необходимо вам для того, чтобы заранее ликвидировать слабые места в вашем лексическом запасе по той или иной специфике.

Спустя некоторое время вы сами уже будете знать / понимать / интуитивно чувствовать, каких сотрудников руководитель может принять в данное время, а каких имеет смысл перенести на другой день.

Бывают посетители «поглотители времени» - это те люди, чаще всего в почтенном возрасте, чей профессионализм и многолетний стаж не позволяют руководителю прервать порой пустые и не относящиеся к работе монологи данных кадров. Так вот, функцию дипломата в данном случае необходимо взять на себя именно вам. Можете тактично заметить, что у руководителя запланирована следующая встреча, и в распоряжении господина N., увы, всего 20 минут. Как правило, такие ограничения работают.

2.4. Выясните, каким видам транспорта в командировках руководитель отдает предпочтение. На моей практике был шеф, который не летал самолетами в принципе; в этой связи всю логистику передвижений приходилось выстраивать, используя любые другие доступные средства.

Уточните предпочитаемый уровень классности средств передвижения: поезд - СВ (выкупается ли купе целиком, мужское ли, женское ли или вагон бизнес-сидячий и т.д.); самолет - бизнес или эконом (возможны варианты: при перелетах за границу в целях экономии вполне можно ограничиться эконом-классом, поскольку уровень самолетов и сервиса на борту достаточно высокий; а по стране имеет смысл брать исключительно бизнес-класс); автомобиль (машины представительского класса, минивэны, необходимость эскорта и т.д.)

2.5. Обсудите с вашим руководителем, какие посетители и телефонные звонки от каких людей могут носить исключительный характер и требуют его незамедлительного оповещения.

В моей практике был начальник, который, несмотря на важность любого мероприятия или совещания, всегда брал трубку и прерывал встречу, если звонила дочь. Об этих нюансах вы непременно должны знать, чтобы не попасть в щекотливую ситуацию. К таким «внеочередным персонам» могут относиться жены, дети, охранники, дамы сердца, стратегические партнеры и т.д.

2.6. Желательно выяснить продолжительность вашего рабочего дня.

Я имею в виду не его формальное определение в Правилах внутреннего трудового распорядка или вашем трудовом договоре, а реальную необходимость задерживаться и приходить раньше. В идеале, вы должны «приучить» руководителя к тому, что в 18.00 вы можете задать ему вопрос: «Господин N., моя помощь Вам еще понадобится сегодня?» Тем самым вы выработаете у руководителя понимание, что вы - человек, у которого в 18.00 заканчивается оплачиваемый рабочий день, но, в исключительном случае для любимого босса, вы готовы ассистировать ему столько, сколько нужно. Если умышленно не разделять время работы и время отдыха, поверьте, вы будете «просиживать» на работе до заката без особой необходимости. Данная истина проверена личным многолетним опытом.

В вашем трудовом договоре может быть указан ненормированный рабочий день, за который, кстати, по Трудовому кодексу РФ вам ежегодно полагаются дополнительные оплачиваемые дни отпуска (не менее 3-х) к обычным 28 дням (ст. 119). При этом обратите внимание, как ст. 101 определяет понятие ненормированного рабочего дня - это «особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени».

3. Личная жизнь руководителя.

Вопросы данного блока разумнее всего задавать не в первый день работы, а по мере проявления доверия руководителя к вашей персоне. Некоторые ответы вы обнаружите самостоятельно, на некоторые необходимо будет все же получить четкие ответы из уст босса.

3.1. Для организации туристических поездок вашего руководителя и членов его семьи вам обязательно понадобятся копии паспортов, свидетельства о рождении детей, фотографии, справки о размере заработной платы, возможно, для посещения экзотических стран - справки о состоянии здоровья.

Моя практика показала, что планирование отпусков для первых лиц и членов их семей чаще всего носит авральный характер - то есть времени на подготовку, бронирование апартаментов, получение виз и т.д. всегда в обрез. В этой связи настоятельно рекомендую обзавестись вышеуказанными документами по возможности заранее, чтобы на случай физического отсутствия отъезжающего в критический момент не лишиться поездки (например, руководитель в командировке, его супруга на массаже, а вам в течение 20 минут нужно выкупить последние 2 билета на Галапагосские острова). Поверьте, в случае провала операции «Отпуск» вряд ли кто-нибудь будет интересоваться причиной отсутствия у вас оперативных документов…

Поэтому возьмите инициативу в свои руки и по возможности заранее продумайте необходимые пакеты документов. Я, например, всегда имею наготове пачку заявлений во всевозможные консульства и посольства, заверенные руководителем, и комплект разнокалиберных фотографий на разных фонах, различного формата.

Все те же самые документы, естественно, необходимо иметь «про запас» и на всех членов Его Императорской Семьи.

3.2. Вам необходимо осведомиться у Руководителя о необходимости оплаты его рабочего / личного / жены / детей / папы / мамы мобильных телефонов.

Иногда бесконтрольность данного, на первый взгляд, элементарного вопроса может привести к стихийному бедствию. На моей практике, увы, был такой случай: бухгалтерия не оплатила, я не проконтролировала, итог - шеф на необитаемом острове без телефона и интернета, зато с огромным словарным запасом, который он с удовольствием продемонстрировал мне через 2 дня после подключения… Держите руку на пульсе. Особенно, если руководитель собирается долго находиться в зоне роуминга.

Я бы рекомендовала подготовить соответствующую доверенность, позволяющую вам проверять балансы руководителя и всех членов его семьи, и отправить данный документ операторам телефонной связи, чтобы ежедневно или еженедельно контролировать телефонные траты.

3.3. Как правило, первые лица и члены их семей используют в своем финансовом арсенале несметное количество пластиковых карт оплаты. По некоторым руководитель оплачивает покупки в Интернете, другие использует для оплаты представительских расходов, третьи - активирует только при заграничных поездках и т.д. В этой связи вам необходимо четкое понимание - какие карты в каких целях используются; в какой валюте; сроки действия карт; возможность их использования и точки представленности за границей. При необходимости можно задать вопрос о возможности пополнения вами карточки и возможности снятия наличных денег (поверьте, на практике бывают и такие случаи). В этой связи опять же потребуется доверенность на совершение определенных банковских операций.

Для удобства использования рекомендую создать сводный файл, в котором классифицировать карточки по видам (Visa, Master и т.д.), срокам действия, валютам покрытия (евро, доллары, рубли), принадлежности (личная карта руководителя, карта жены, детей и т.д.). Полагаю, такая система позволит оперативно ориентироваться в вопросах безналичных оплат шефа.

3.4 Для обобщения и систематизации огромного количества информации о руководителе, его визах, загранпаспортах, сроках страховок автомобиля, дома, дачи и т.д., предложите ему совместно с вами составить простую табличку, так называемый чек-лист, благодаря ежедневному просмотру которого, вы сможете избежать просроченных виз, неоплаченных страховок, забытых регулярных оплат и т.д. Более того, подобное предложение должно вызвать у руководителя позитивное отношение к вашей профессиональной смекалке и системному подходу к профессии.

3.5. В самом начале своей карьеры у руководителя N обязательно уточните у него дни рождения, памятные даты, даты дней создания организаций и т.д., которые вы должны держать на контроле. В данном случае вы - не просто «напоминалка» в телефоне, а настоящая творческая личность. По моему опыту, необходимо минимум за 3 недели напомнить руководителю о предстоящем событии и самостоятельно предложить минимум 3-4 варианта подарка. В решении этой задачи основным критерием успешной реализации является ваша фантазия и финансовые возможности работодателя.

3.6. Нелишним будет узнать у руководителя о его личных пристрастиях и хобби. Возможно, ему будет приятно, если вы будете владеть информацией о последних театральных новинках, предусмотрительно зарезервируете 2 билета в Teatro alla Scala или будете держать его в курсе последних разработок Honda. Как говорил один мой руководитель-эстет: «Я могу простить подчиненным любые рабочие ошибки и опусы, но никогда не прощу профессиональной безынициативности и общей неосведомленности в рамках рабочей области!». В общем, будьте инициативны и осведомлены! Ваш руководитель - это ваша рабочая область.

Естественно, что каждый из этих блоков можно дополнять, увеличивать или уменьшать количество вопросов, исходя из специфики конкретной позиции. Я еще раз повторюсь, что данные тезисы - вовсе не постулаты и применяются в зависимости от рабочего места и требований руководителя. Но в любом случае, если вы проговорите на первой своей рабочей встрече хотя бы часть данных моментов, поверьте - ваш руководитель будет приятно удивлен вашим целостным пониманием профессии персонального ассистента и внимательным отношением к его скромной персоне. Для вас же данные ответы будут способствовать исключительному исполнению ваших служебных заданий.

Завоевание уважения коллектива к себе и должности

Итак, будем надеяться, что большинство остроугольных подводных камней во взаимоотношениях с руководителем на начальном этапе нам удалось преодолеть. Сделаем глубокий вдох - и приступим к следующему уроку, который условно назовем «Чей я помощник?».

Должность помощника руководителя вовсе не означает, что круг вашего общения и ваших обязанностей замыкается только на исполнении поручений непосредственного руководителя. Например, секретарь-референт объединяет в себе функции ассистента еще нескольких управленцев. И каждый из них, естественным образом, считает, что вы - только его личный помощник! Особенно заметна подобная ситуация на небольших предприятиях, где нецелесообразно содержать большой штат референтов, канцелярию и отдел персонала. Поэтому все эти функции вменяются секретарю-референту.

Но что делать, когда ваш генеральный директор срочно попросил купить подарок компаньону, финансовый директор ждет ежедневный сводный отчет, и в это же время главный бухгалтер озадачил вас тиражированием баланса. За годы пребывания в профессии я определила для себя несколько основных правил, которые помогают мне успевать сделать несколько дел одновременно без ущерба для рабочего процесса.

Правило 1. «Золотое».

Вы - наемный работник. И ваш работодатель - это непосредственный руководитель; чаще всего - генеральный директор, управляющий партнер и т.д., реже - руководитель отдела, департамента. И именно ему вы подчиняетесь напрямую, и именно его поручения должны выполняться в первую очередь. Поэтому планировать свой рабочий график и очередность выполняемых поручений лучше с осведомления руководителя. С одной стороны, ваш руководитель будет видеть, какими должностными обязанностями вы занимаетесь, с другой - вы всегда сможете самостоятельно регулировать очередность выполняемых функций, исходя из приоритетности задачи.

Нет ничего странного в том, что вы зайдете / позвоните / отправите смс с вопросом о том, насколько срочно руководителю необходимо выполнить поручение; в условиях многозадачности и наличии минимум 2-х руководителей - это нормальный рабочий режим, в котором вы расставляете приоритеты.

Правило 2. «Серебряное».

Ваши коллеги и руководители - это те люди, которые вовлечены в рабочий процесс так же как и вы. И так же как вы они радеют за результат общего дела. И все их поручения вам - это такие же задачи, от качества и быстроты исполнения которых также зависит успех компании (исключения мы рассмотрим в Правиле 3). То есть если при приеме на работу ваш руководитель оговаривал с вами возможность / необходимость исполнять функции помощника еще и финансовому, коммерческому директору и т.д., то это означает, что данные сотрудники имеют полное право попросить / потребовать у вас исполнения той или иной задачи.

И, поверьте, чаще всего данных сотрудников не интересует, чем вы озадачены в данный момент. У них есть задача, и ваша прямая обязанность ее выполнить. Умение ориентироваться в рабочих процессах, понимание бизнеса компании, четкая организационная структура - ваши настоящие помощники в этом нелегком деле. Если вы работаете на производстве, то, естественно, отправить срочный факс в компанию, снабжающую ваш завод сырьем, гораздо важнее, чем сшивать дела в отделе персонала. Но еще раз хочу повториться, навык расставления приоритетов приобретается с опытом. Поэтому первое время во избежание нерациональных действий настоятельно рекомендую обращаться к Правилу 1 - использовать опыт и авторитет руководителя в решении тех или иных вопросов.

Естественно, не нужно впадать в крайности. Нет необходимости докладывать каждый ваш шаг и каждую исполняемую задачу руководителю. Помощник должен быть достаточно самостоятельным и организованным в своей работе. Но, я вас уверяю, если 2-3 первых месяца в работе вы периодически будете задавать вопрос об очередности исполнения той или иной задачи, вам и вашему руководителю подобный регламент действий пойдет только на пользу. А также другие ваши косвенные руководители будут четко осознавать последовательность делегируемых вам задач.

Правило 3. «Медное».

Здесь мы поговорим об исключениях, о которых было упомянуто в Правиле 2. Эти исключения составляют сотрудники-«вампиры». Подобно вампирам из фантастических рассказов они лишают вас не крови, а драгоценного рабочего времени и возможности работать в нормальном режиме с высоким КПД. Коллеги-«вампиры» часто видят в вашем лице своих собственных помощников и ассистентов; они просят размножить расписания занятий фитнес-клуба, купить билет в один конец любимой теще, посмотреть в Интернете недорогие лагеря для детей, принести кофе и т.д.

В этом случае вам нужно научиться давать отпор подобным натискам. Ваше оружие в данной борьбе - не чеснок и осиновый кол, а вежливость, категоричность и улыбка. Именно данные атрибуты успешно обезоруживают подобных назойливых коллег, которые полагают, что такой молоденькой и проворной девочке не составит труда сделать часть его работы и помочь в решении личных задач. Основные фразы, которыми можно поставить на место зарвавшихся сотрудников:

«К сожалению, исполнение данных функций не входит в мои должностные обязанности».
«Сейчас я выполняю поручение Ивана Ивановича, но если вы настаиваете, я непременно сообщу ему, что заказ дров в ваш загородный дом - это приоритетная задача для нашей компании».
«Полагаю, что есть некоторое непонимание в компании к моей позиции: я - персональный ассистент Председателя Совета директоров. Увы, но в мои полномочия не входит отчет вашего отдела. Вы можете обсудить мои должностные обязанности с моим непосредственным руководителем» и т.д.

Попытки перекладывания на ваши плечи чужих забот необходимо пресекать, чтобы они не отнимали ваше время и силы от выполнения непосредственных обязанностей. Подобные люди воруют время не только у вас, но и вредят успешности компании в целом.

Если самостоятельно справиться с зубастыми вампирами не представляется возможным, обратитесь за помощью к Светлому Рыцарю - вашему руководителю, которому в красках объясните, что 80% вашего времени (и вашей зарплаты, соответственно) работодатель тратит на данных сотрудников.

Все умею и мне скучно!

Представим на минутку, что на позиции помощника в одной организации вы работаете уже не первый год. Основные задачи усвоены, должностные обязанности вы знаете, как «Отче Наш», скорость их исполнения доведена до предельного максимума, работа с руководителем приносит вам удовлетворение, взаимоотношения с коллегами - дружелюбны, с той степенью субординации, что работать всем комфортно и удобно...

Вот именно эти «комфортно и удобно», как правило, несут в себе внутреннее ощущение стагнации в профессии. Иногда бывает, что данное ощущение ошибочно и преждевременно, но данная подмена понятий характерна только для не профессиональных помощников. Мы-то с вами настоящие профессионалы! Поэтому разберемся с ситуацией, когда ощущение стагнации имеет под собой основания. Другими словами - что делать, когда это чувство проникло в вашу светлую головку?

Вариант 1. Стать киношным прототипом неотягощенного работой секретаря , томно подпиливать ногти, приговаривая с напыщенной важностью: «Шефа нет и не будет!» То есть совершенно бездарно похоронить свой талант к профессии, ум, знания, навыки и стать еще одним героем анекдотов про «секретарш». Просто глупо скучать! Вам кажется, что таких ассистентов нет?! Вы ошибаетесь - их очень много! Но мы с вами договорились: данный журнал читают только настоящие профессионалы! Поэтому этот вариант совершенно нам не подходит.

Вариант 2. Поговорить с руководителем о возможных дополнительных функциях, которые вы могли бы на себя взять.

Например, когда я училась на PR-менеджера, работая секретарем-референтом, мы с моим руководителем договорились, что в связи с отсутствием отдела маркетинга и пресс-службы, я буду писать тексты для сайта, новости, освещать различные акции в прессе. Это было настоящее взаимовыгодное сотрудничество: я шлифовала знания, полученные в университете, руководитель - экономил на службе PR! Данный вариант успешно избавил меня от вышеуказанного ощущения стагнации в должности референта и позволил набраться опыта в профессии PR-менеджера.

Что еще можно на себя взять, если от делопроизводства в строго определенных рамках, минимального перечня задач, которые вы давно переросли, и бесконечного чая-кофе вы явно заскучали? Предложите руководителю принять участие в благотворительном проекте, устройте детский праздник для его ребенка и т.д. Вы будете удивлены! Когда кто-то «посторонний» внезапно предлагает нам взять ответственность за некоторые части нашей жизни на себя, мы испытываем счастье! Вспомните! Это и предложение руки и сердца (когда вам фактически обещают разделить ваши заботы), это и поступление в вуз (тут на арену выходят преподаватели и обещают нам блестящую карьеру), и новый работодатель (который демонстрирует монетарный эквивалент вашим достижениям) - мы всегда испытываем радость при подобных событиях. Да, безусловно, ответственность - это всегда волнительно, но и как прекрасно одновременно, когда мы получаем обратную связь, порой выраженную в сухом: «Ты - молодец. Не ожидал!» или «Спасибо. Отличная работа». А не это ли ключевые бонусы нашей профессии? Решать вам.

Вариант 3. Записаться на курсы. Это могут быть как занятия, посвященные усовершенствованию вашего профессионального уровня (английский, стенография, риторика и т.д.), так и занятия по интересам (танцы, вождение, фитнес).

В свое время, работая в банке персональным ассистентом первого лица, я так же «заскучала» после первых 6 месяцев. Мой руководитель был человеком чрезвычайно наблюдательным и вскоре предложил мне получить второе высшее образование в области банковского дела. Данный вариант исключительно подходит тем ассистентам, для которых важен интеллектуальный и личностный рост, которые любят свою профессию и хотят развиваться внутри нее.

Некоторые люди часто путают скуку на работе с общим эмоциональным упадком. В данном случае вселенская тоска на работе - это следствие, а не причина. Тогда повысить ваш жизненный тонус и разбавить однообразную жизнь поможет именно увлечение - хобби.

Вариант 4. Поменять работу. Поменять компанию, руководителя, профессию и т.д. При условии, что единственным негативным фактором, который омрачает ваше служение профессии, является скука, я бы рекомендовала использовать Вариант 4 только при полном провале Вариантов 2 и 3.

Кадр из к/ф "Дьявол носит Prada"

Футурологи и разработчики новых технологий любят предсказывать будущее. По ним, технический прогресс шествует по планете с такой скоростью, что вскоре многие профессии просто вымрут. Любят приводить в пример пресловутую специальность машинистки – мол, их умение быстро печатать с появлением компьютеров попросту потеряло спрос. Между тем, сами машинистки долго сидеть, сложа руки не стали, и просто переучились скоропечатанию на современных клавиатурах, еще на десятилетия вперед зарезервировав себе место в рекрутинговых агентствах.

Теперь, похоже, те же прогнозы атакуют профессию, которая, казалось бы, предполагает настолько личностный подход, что заменить ее не сможет ни один компьютер. Но и здесь, смельчаки, инициирующие из года в год противостояние людей и машин, все же находятся. Их автоматизированные персональные ассистенты (PA - personal assistants) носят очеловеченные, почти детские имена (Siri, Charlie). Одна из них – Эми Ингрэм (Amy Ingram) – настолько «живая», что некоторые даже не понимают, что они переписываются не с обычным человеком, а с искусственным интеллектом. Эми, как и любая девушка, умеет флиртовать, знает основы современного digital-языка и настолько очаровывает своих собеседников по ту сторону экрана, что те даже шлют ей цветы и подарки.

И мы бы вновь могли начать петь дифирамбы возможностям Big Data, если бы не одно «но»: PA-боты существуют уже много лет, но за это время профессия живых персональных ассистентов эволюционировала настолько, что своих искусственных соперников оставила далеко позади. Оказалось, что уметь просто синхронизировать календарь и назначать встречи – уже недостаточно. Теперь, чтобы оставаться на плаву и при этом достойно зарабатывать, личный помощник должен стать вторым «я» своего босса. Что это означает на практике, комментирует генеральный директор компании по подбору PA Smart & Talented Марина Егорова.

Между заботой и предвосхищением

Промо-фото к сериалу "Форс-мажоры"

«Иногда мы смеемся с ассистентами, называя свою работу «второй мамочкой своего босса»», – шутит Марина Егорова. Здесь важно не столько умение быстро выполнять поручения, сколько способность быть проницательным до такой степени, чтобы у начальника даже не было необходимости озвучить поручение. Иными словами, в профессии личного помощника реактивность должна быть сменена на проактивность.

«Например, если босс летит в новый для него город, – продолжает эксперт, – нужно заранее посмотреть схему аэропорта и спланировать, где он выйдет в аэропорту, чтобы его встретили. В этом же городе посмотреть погоду и положить ему в портфель зонт на случай дождливой погоды. Или подготовить нужные файлы к его встрече, о которых он не просил, но вы знаете, что они ему точно будут нужны».

«Не нужно ждать от босса указаний сделать это, нужно догадываться самой»

Успех личного ассистента напрямую зависит от того, насколько его начальник или начальница освобождены от монотонной работы, не требующей проявления деловой хватки. Оформление визы, организация встречи, перевод, составление маршрута, контроль недвижимости, – все это должно проходить автономно, незаметно для босса и, конечно же, грамотно.

Есть и более личные функции: отправка цветов жене на 8 марта, покупка подарков детям на успешное окончание учебного года (вспоминаем главную героиню «Дьявол носит Prada», которая носилась по издательствам в поисках еще неопубликованной книги о Гарри Поттере) или же подбор обслуживающего персонала для дома. «Бывает иногда нужна даже покупка мостика для собачки от берега до яхты», – смеется Марина Егорова. В результате в характере и пристрастиях начальника личный помощник начинает разбираться глубже, чем члены его семьи, правда, тут очень важно не перейти черту. У некоторых PA даже существует правило, по которым они не позволяют себе оставаться на ужин в кругу родных шефа, а как только рабочий день подходит к концу, они бегут домой.

С другой стороны, и это правило не стопроцентно, ведь, нанимаясь на должность личного помощника, приходится быть готовой работать 24 часа в сутки и 7 дней в неделю.

Банального 8-часового присутствия в офисе не будет, но работа «за столом» все равно будет иметь большое значение, хотя бы потому, что грамотный PA – это не только тот, кто умеет чувствовать настроение и потребности человека, но и тот, кто знает, как вести протокол или же обращаться с документооборотом. Высший пилотаж – если у вас есть представление о тонкостях бизнеса, которым занимается ваш босс. В этом случае в ваши обязанности будет входить подготовка презентаций, проведение встреч от имени вашего шефа, раздача поручений работникам на позициях ниже – соответственно, оклад и лояльность начальства к вам только возрастет. В Великобритании, к примеру, пару лет назад был даже проведен отдельный опрос, по которому около 16% респондентов признались, что их начальники регулярно прислушиваются к их советам при принятии стратегических бизнес-решений.

Трудности подбора

Должность персонального ассистента на сегодняшний день от своего секретарского предка унаследовала минимальный процент обязанностей. Теперь она совмещает навыки менеджера, психолога, организатора, специалиста по найму, бизнесмена и даже финансиста. Последний пункт подразумевает умение эффективно управлять активами. В этом случае персональный ассистент (как правило, для выполнения этих функций нанимается отдельный человек, хотя бывают и исключения, когда всем занимается один помощник) работает в так называемом Family Office. «Понятие FO пришло к нам из Штатов. Богатые семьи организовывали такие офисы, чтобы сохранять свой капитал, – объясняет Марина Егорова, – раньше в нем сидели финансисты, теперь туда же стали нанимать и ассистентов».

Разумеется, при занятии такой должности степень конфиденциальности начинает возрастать, ведь рано или поздно персональному ассистенту начинают открываться семейные тайны, банковские счета, корпоративная информация, медицинские данные, пин-коды от карт, – словом, все то, что при не тех обстоятельствах может быть использовано против клиента.

«В крупных компаниях для топ-менеджеров сначала пытаются найти ассистента среди своих сотрудников, – рассказывает эксперт, – но, как правило, хороший сотрудник хорош в одном и плох в другом. Бывают ситуации, когда проходит несколько месяцев поиска и результата ноль, тогда HRD любят обращаться к нам, в узкоспециализированное агентство».

Профайл

Как правило, персональные ассистенты ассоциируются у широкой публики с молоденькими неопытными девушками. И это очень большое заблуждение, ведь, на самом деле, должность PA в основном получают люди от 30 лет. Чаще всего – женщины, но бывают и исключения – к примеру, в том же Family Office есть место и мужчинам.

В компанию Марины Егоровой, к примеру, в большинстве своем обращаются те, кто ищет помощника от 32 до 35 лет. «Это связано с тем, что руководители хотят стабильного ассистента на несколько лет, и именно в этом возрасте кандидаты, как правило, приходят уже с устроенной семейной жизнью», – объясняет гендиректор.

Более того, у семейных людей хорошо развит мультитаскинг и стрессоустойчивость. Как свидетельствует эксперт, большие начальники – люди весьма нетерпеливые, так что всегда надо уметь держать собственные эмоции и усталость под контролем. В этом плане для любого работодателя или рекрутера будет важно видеть, что человек умеет долго работать на одном месте, дисциплинирован, сдержан и осведомлен о тонкостях того или иного предпринимательского проекта.

Перспективы

Возвращаясь все к тому же британскому опросу, в тот раз только треть респондентов призналась в том, что они всегда хотели стать личным помощником, и примерно столько же заявили, что не желают менять специальность, а планируют развиваться дальше и дорасти, к примеру, до исполнительного ассистента.

«Поверьте мне, в должности ассистента можно работать хоть всю жизнь, – убеждает эксперт, – например, ассистент Березовского. Работала с ним не один десяток лет до самой его смерти».

С другой стороны, совершить качественно новый скачок можно и с этой позиции. Сама Марина, к примеру, прошла путь от ассистента до владелицы собственного бизнеса. Как правило, промежуточной ступенью может стать должность менеджера проекта. Перспектива тянется вплоть до поста генерального директора. Управление – самая распространенная область роста, ведь именно здесь личный помощник набирается опыта больше всего.

5 причин нанять собственного помощника:

Расписание под контролем. Там, где Siri не справляется, на помощь придет PA, который уж точно не отправит вас дважды на одну и ту же встречу.

Делегирование полномочий. Вместо того, чтобы бегать по визовым центрам или подписывать ненужные бумаги, сконцентрируйтесь на больших идеях.

Дать себе время на личную жизнь. Наймите помощника, чтобы проводить вечера с любимыми, а не с отчетами.

Инвестировать в себя. Зарплата ассистенту – это не бесполезная издержка. Освободившееся время вы сможете потратить на саморазвитие.

Ваше второе «я». Каждый раз объяснять, что вам нужно, больше не придется. Грамотный ассистент будет организовывать все так, как сделали бы вы.

Кстати: Клуб «Бизнес Авиация» проводит конкурс на звание лучшего личного помощника Super PA . По ссылке читайте, что нужно, чтобы принять участие и получить главный приз – роскошное путешествие на двоих.

Марина Егорова, основательница компании Smart&Talented. Personal assistants, которая специализируется на подборе, обучении и коучинге ассистентов, секретарей и личных помощников. Сайт компании - www.smart-and-talented.ru

Фото: GettyImages, архивы пресс-служб

Личный помощник — часто упоминаемая и любимая «вакансия» у распространителей тренинга РД2.

В одном из своих видео Светлана Кирилюк лихо заливает о заработной плате личного помощника в 2 000 долларов.

Существует ли в принципе такая заработная плата у личных помощников? Что надо знать и уметь?

В статьи я рассмотрела вступление к книге от РД2 — «7 профессий для быстрого заработка в интернете».

Сегодня поговорю о ее первой главе – первой профессии – личном помощнике .

Кто такой личный помощник на самом деле?

Читая вступительное слово о профессии личного помощника , Вы невольно представляете себя на месте заместителя директора.

Вы в курсе бизнеса, всегда на подхвате, прям правая рука!

Но давайте попробуем мыслить логически. Книга от РД2 называется «7 профессий для быстрого заработка в интернете», а значит подразумевает отсутствие опыта (или минимальный опыт) в этой сфере.

Кто из успешных бизнесменов будет давать вникать в суть его бизнеса, который он создавал годами? Да еще и удаленному сотруднику, которого он не видел лично (а значит, не уверен в его честности, профессионализме), и который не имеет опыта работы (а соответственно не знает практически ничего)?

Естественно, никто!

Более того, скажу, забегая немного вперед, что данной профессии как таковой во фрилансе не существует .

В интернете встречается очень мало вакансий и предложений и зачастую очень многие из них с вроде-как приемлемым доходом — ничего более, чем сетевой маркетинг.

Но откуда же тогда у РД2 взялась эта «профессия»?

На самом деле РД2 уже на данном этапе подготавливает своего читателя к работе в инфобизнесе .

Читая отзывы (коих в интернете тысячи) от тех личностей, которые закончили тренинг уж очень часто можно встретить такие строки: «закончил/ла тренинг, заработал/ла N -количество у.е., имею N — количество работодателей, работаю личным помощником».

Заводишь диалог с такими людьми, а они почему-то тщательно скрывают своего «работодателя».

Но ведь если ты работаешь в крупной компании, да еще и личным помощником – это должно быть твоей гордостью!? Не так ли?

На деле оказывается, что такие личности работают либо на РД2 и имеют доход с продаж тренинга, либо на мелких (или не сильно мелких) инфобизнесменов, выполняя такую же работу.

Это ли та работа мечты?

Справедливости ради замечу, существуют действительно вакансии личных помощников.

Но для работы на этих должностях требуется далеко не то, что пишет в своей книге РД2, и оплата труда там значительно ниже.

Такие вакансии я разберу ниже.

Сколько зарабатывает личный помощник предпринимателя на самом деле?

Не показалось ли Вам странным, что после такого оптимистичного вступительного слова о профессии личного помощника Вам сразу предлагают информацию о доходах в этой сфере, а не то, что должен выполнять и знать такой работник?

Даже тут РД2 Вас подбадривает суммой за такую вроде казалось бы не сложную работу, чтобы вы на позитиве читали дальше.

Но мы сейчас не об этом. Нас интересует вопрос, сколько же реально получает личный помощник ?

Для этого мы идем на сайты и попробуем найти вакансии личного помощника с фильтром поиска «удаленная работа».

http://www.rabot a.ru/ — нам не выдал ни одного результата по данному запросу. Но вакансии личного помощника есть. И все они оффлайн (то есть в офисе). Для наглядности зарплаты таких личных помощников в МСК и СПБ составляют 25 000 – 60 000 рублей (300-800 у.е).

И это при полном рабочем графике (но нам такой вариант как бы не подходит).

http://www.work. ua/ — нам выдал 5 вакансий по данному запросу. Заработная плата удаленного личного помощника колеблется от 1500 до 4500 гривен (50-150 у.е).

https://www.fl.r u/ — нам выдал 4 вакансии поданному запросу с зарплатой в 5 000-7 000 рублей (60-100 у.е)

https://freelanc ehunt.com/ — таких вакансий нет

http://work-zill a.com/ — есть две вакансии с оплатой до 15 000 рублей (200 у.е).

Особенно обратите внимание на занятость и требования (очень пригодится для анализа дальнейшего вранья от РД2).

Личный помощник — скрины вакансий

Как Вы заметили, ни о какой почасовой оплате и речи быть не может. Всегда — только оклад.

Иногда может быть еще + % от продаж.

Если вы будете работать личным помощником, то готовьтесь отдавать все свое время проекту босса.

А как же зарплата в размере 300-1500 у.е., спросите Вы?

И тут адепты РД2 Вас заверят, что они Вас научат техникам, которые позволят найти такого работодателя.

На деле данной техникой будут являться «волшебные письма», то есть Вы будете писать известным инфобизнесменам письма с инфой о том, насколько Вы хотите работать с ними и как сильно хотите сделать их бизнес шире.

При этом первое время вы даже будете готовы работать бесплатно.

Какие навыки нужны для того, чтобы стать личным помощником на самом деле?

Допустим Вас устраивает доход 50-200 у.е. в месяц.

Может, как цель Вы хотите потом открыть такой же бизнес и Вам действительно надо узнать, как оно все работает?

Тогда этот раздел для Вас!

РД2 нам в своей книжке про необходимые навыки личного помощника пишет.

Выше я предоставила реальные скрины вакансий удаленного личного помощника. Давайте посмотрим основные реальные необходимые навыки.

Чтобы не разбирать каждую вакансию по отдельности представлю этакий собирательный образ.

Личный помощник – это человек до 30-ти лет, в совершенстве владеющий компьютером, умеющий быстро искать любую информацию в интернете, продавать продукт и/или находить клиентов, всегда находящийся онлайн и могущий в любой момент быть на связи, выполнять различные мелкие поручения вроде регистраций на различных ресурсах, рассылке писем, обзвоне клиентов, нахождения клиентов и так далее.

Желательными навыками будут знания английского (или другого) языка, владение навыками копирайтинга, работы в фотошопе, основ понимания СЕО (продвижения сайтов) и так далее.

При этом работать не менее 8-ми часов в день над проектом и все это — за максимальную заработную плату в 200 у.е.

Какие программы должны быть установлены у вас на компьютере для того, чтобы работать личным помощником?

РД2 в своей «книжке» нас уверяет, что для того, чтобы стать личным помощником, никаких особенных программ и знаний не надо (хотя может для кого-то и этот список покажется большим).

По факту конечно же, чем больше вы знаете, тем больше вероятности, что именно Вас выберут на должность.

Но если Вы больше знаете, есть ли смысл устраиваться удаленно на полный рабочий день за 50-200 у.е? Это уже совсем другой вопрос!

Какие перспективы открывает работа личным помощником?

Да, действительно, Вы увидите кухню интернет-бизнеса изнутри (особенно если будете личным помощником у инфо-бизнесмена).

И да, действительно, в последствии можно будет создать такой же продукт (в чем мы можем убедиться взглянув на 100500 копий тренинга РД2 уже имеющихся в сети от тех, кто работал личным помощником в компании РД2).

Но поверьте, из моего опыта и опыта других людей, чтобы сделать достойный продукт, Вам будет необходимо не один год пахать за копейки, вынашивая идею действительно качественного продукта.

Нужен ли вам клон того, что уже есть, который будет отнимать практически все Ваше свободное время?

Решать, конечно же, Вам.

Вывод

Интернет профессию «Личный помощник» уж никак нельзя отнести к профессиям для быстрого заработка в интернете .

Более того, эту профессию вообще сложно отнести к профессиям для заработка.

Если Вашей целью является просто занять хоть чем-то свое свободное время или положить свою жизнь на практически волонтерскую работу на другую компанию (развитие инфопродукта), то Вы можете выбрать данное направление.

Но поверьте, полезных практических навыков вы из этой сферы вынесете абсолютный минимум.