Знания и умения секретаря-референта. Образец резюме секретаря Резюме на должность секретаря без опыта навыки

Работа секретаря интересная, разносторонняя и очень ответственная. Этот человек должен выполнять разного рода задания руководителя, организовывать встречу посетителей и гостей, работать с документацией и всегда иметь презентабельный вид. Прежде чем составлять резюме на должность секретаря, изучите следующие важные рекомендации.

Каким должен быть хороший секретарь?

Преимущественно секретарь имеет дело с «бумажной» работой, поэтому он должен быть аккуратным и внимательным. Обязательно должны присутствовать навыки работы с компьютером, основными офисными приложениями и оргтехникой.

Дополнительным преимуществом будет знание иностранного языка, в особенности, если компания-работодатель имеет зарубежных партнеров.

Специализация образования особого значения не имеет. Главное, чтобы его главная суть пересекалась с ведением документов, анализом информации, умением оперативно находить подход к людям.

Среди важных личных качеств секретаря можно отметить:

• общительность;
• приветливость;
• собранность;
• презентабельный вид;
• организованность.

Обязательно приложите к резюме фотографию. Секретарь должен иметь деловую одежду, соответствующий маникюр и аккуратную прическу.

Работу секретаря-референта характеризует разноплановость выполняемых задач, динамичная ситуация, необходимость оперативно решать проблемы и параллельно заниматься несколькими видами деятельности. По этой причине к кандидату, который пытается трудоустроиться, предъявляют целый ряд личностных и деловых требований.

К претенденту могут выдвигаться серьезные квалификационные требования (знание делопроизводства в совершенстве, высшее образование, владение иностранными языками). Поэтому, для того чтобы вас услышали, важно правильно оформить резюме секретаря.

Должностные обязанности

Обычно секретарь занимается планированием рабочего дня своего руководителя, телефонными переговорами, обработкой писем, поступающих на электронную и обычную почту. Кроме этого, на его плечах лежит ответственность за выполнение поручений вышестоящего человека и ведение стенографии совещаний компании.

Оповещение сотрудников фирмы и непосредственного руководителя о предстоящих деловых встречах, мероприятиях, сроках сдачи документации, изменениях в календарном графике - лишь малое дополнение к обязанностям секретаря.

Требования к кандидатам

Претендент на должность секретаря руководителя должен быть общительным, обладающим грамотной письменной и устной речью, аккуратным, усидчивым, внимательным, знающим иностранный язык. Быстрая адаптация к коллективу и готовность в краткие сроки решать сложные ситуации - это те черты, которые очень ценятся руководством солидных компаний.

Что писать в резюме секретаря-референта?

Написание этого документа стоит начать с перечисления деловых и личностных навыков, которые пригодятся в новой компании.

Один из главных пунктов резюме секретаря - полученное образование. Если вы закончили гуманитарный факультет с уклоном в иностранные языки, то это лишь поможет вам быстрее найти достойную работу.

Очень важно описать имеющийся опыт работы. Также следует упомянуть функциональные обязанности, которые вам приходилось выполнять на ранее занимаемых должностях.

Если с прошлого места работы вы ушли с достоинством, можете смело указывать контактные данные бывшего руководителя. В HR-отделе компании могут проверить информацию, указанную в резюме секретаря, а ваш экс-начальник непременно поспособствует скорому рассмотрению вашей заявки.

Рекомендательные письма с прошлых мест работы станут отличным дополнением к резюме.

Пример резюме

Выше была описана главная информация, которую следует указать в резюме секретаря, образец которого мы сейчас продемонстрируем.

ФИО: Павленко Оксана Викторовна.

Цель: получение должности секретаря-референта в компании «Технологии Х».

Дата рождения: 12.06.1969.

Контактный телефон: ххх-хх-хх-хх.

Образование:

1980-1984 гг. - Московский государственный педагогический университет по специализации педагог-психолог.

2001-2006 гг. - Курсы усовершенствования французского и английского языков при ХГУ.

Опыт работы:

1985-2009 гг. - Коммерческий банк «Золотая жила». Занимаемая должность - помощник руководителя, секретарь-референт. Обязанности: переговоры с иностранными партнерами, ведение делопроизводственной документации, перевод нормативных актов, участие в переговорах, составление рабочего плана руководителю, бронирование номеров в зарубежных отелях для сотрудников в командировках.

Профессиональные навыки: составление графика работы, организация приемов коллег и партнеров компании, ведение протоколов совещаний, делопроизводство согласно законодательным требованиям.

Дополнительные сведения: свободный уровень разговорного английского; знание в совершенстве программ Lotus, MS Office, WinFaxPro; скорость письма - 240 знаков в минуту.

Адрес прописки: г. Москва, ул. Октябрьская, д. 64, кв. 247.

Семейное положение: замужем, дочь 5 лет.

Желаемая з/п: от 34 тысяч рублей.

Это всего лишь пример резюме секретаря, но его исполнение близко к реальным требованиям.

Секретарь референт – это главный помощник руководителя, ведь именно он выполняет все мелкие и неотложные задания. На эту должность, как правило, берут человека с организаторскими способностями, умением быстро анализировать ситуацию и решить ее, знанием особенностей данного ремесла.

Начните резюме с добавления фото, ведь прежде всего секретарь референт - это представитель компании, лицо которое встречает всех клиентов и партнеров, и приятная внешность играет немалую роль в подборе кандидатов. Также нужным будет наличие образования (высшее или средне-специальное), специализация важной роли не играет, главное, чтобы была связанная с работой с документами, знанием персонального компьютера, делового этикета. Хорошо если у вас есть опыт работы на аналогичной должности, это внушит больше доверия и покажет основу ваших знаний и навыков. Перечислите присущие вам профессиональные навыки и личные качества, и те, которые пригодятся в работе.

Смотрите также другие примеры резюме:

Скачать образец резюме секретаря референта:

Толстова Виктория Сергеевна
(Viktoriia S.Tolstova)

Цель: Замещение должности секретаря референта.

Образование:

сентябрь 2012 г. – июнь 2016 г. Колледж регионального развития и экономики, факультет «Психологии», специальность «Психолог», диплом младшего специалиста (дневное отделение).
сентябрь 2016 г. – текущее время, г. Воронежский педагогический институт, факультет «Психологии и педагогики», специальность «Психология» (заочное отделение).

Опыт работы:

Секретарь

июнь 2014 г. – сентябрь 2016 г. Колл-цетр «Роузвуд», г. Воронеж.
Функциональные обязанности:
— приём входящих звонков;
— проверка почты, распределение входящих писем по отделам;
— подготовка совещаний;
— встреча посетителей;
— выполнение мелких поручений руководителя;
— организация материально-технического обеспечения офиса.

Профессиональные навыки:

— Уверенный пользователь ПК;
— Знание офисной техники;
— Знание офисных программ, интернет, электронная почта;
— Грамотная устная и письменная речь;
— Знание документоведения;
— Организаторские способности;
— Владение иностранными языками: английский – базовый.

Личные качества:

Внимательность, пунктуальность, исполнительность.
Приятная внешность, активность, многозадачность.

Дополнительные сведения:

Семейное положение: не замужем.
Дети: нет.
Возможность командировок: нет.
Вредные привычки: отсутствуют.

Надеемся, что составленный нами образец резюме на должность секретаря референта, помог вам в создании своего резюме на работу. Вернутся в раздел ..

Почетной выпускницей « » прошлой недели стала претендентка на вакансию секретаря по имени Елена. Она выступает на Работе.ру как анонимный соискатель: по каким-то причинам решила . Трудовой документ Елены свидетельствует о богатейшем опыте работы и престижном образовании. Но соискательница явно себя недооценивает. Эксперт по трудоустройству Работы.ру советует ей указать в резюме более значимую должность и повысить желаемую зарплату, а также устранить огрехи в разделах «Опыт работы» и «Профессиональные навыки».

Исходный вариант резюме

Мнение эксперта

При внимательном прочтении резюме соискательницы выясняется, что профессиональный опыт Елены весьма разнообразен. Она, помимо стандартной работы секретаря и офис-менеджера:

• работала переводчиком, причем высокого класса (перевод контрактов, работа с делегациями - это, согласитесь, требует знаний!);
• выполняла функции помощника первого лица предприятия, вплоть до участия в организации и проведении торгов;
• организовывала и координировала работу других секретарей, то есть была старшим секретарем, руководителем отдела.

В общем, налицо богатейший опыт работы и престижное образование. Тем более обидно видеть, что соискательница себя недооценивает. Желаемая должность - секретарь. А ведь вполне реально претендовать на секретаря-переводчика, секретаря-референта, помощника первого лица. То же касается заработной платы - рыночная стоимость такого специалиста колеблется в диапазоне 1 300-1 700 $ и выше.

Некоторые огрехи в заполнении резюме также могут отсрочить встречу с работодателем. В «Опыте работы» Елена, видимо, указывала должность по трудовой книжке, и только в должностных обязанностях - реально занимаемую. Однако большинство руководителей и рекрутеров куда больше интересует фактическая сторона дела, тем более что перечисленные должностные обязанности говорят сами за себя.

Кроме того, нет необходимости перегружать резюме указанием сходных обязанностей на разных местах работы. Достаточно уделить внимание последней из занимаемых должностей.

Ну и, конечно, раздел «Профессиональные навыки» - самый важный в резюме. Здесь Елена совершила распространенную ошибку: вместо профессиональных навыков указала личные качества и пожелания к будущей работе. Между тем, именно в разделе «Профессиональные навыки» соискатель имеет возможность обратить внимание работодателя на те знания и умения, благодаря которым, собственно, он и претендует на искомую позицию. А лирику вроде «коммуникабельности» и «организованности» лучше вообще пропустить.

С перечислением личных качеств нужно быть осторожнее. Ну кто, действительно, напишет о себе «ленив, угрюм, причесываюсь раз в неделю»? Зато все соискатели «трудолюбивые, исполнительные, ответственные» - находка, а не работники! Большинство кадровиков, просматривающих в день десятки, а то и сотни резюме относятся к «совершенствам во всех отношениях» в лучшем случае с долей юмора.

К тому же никогда не знаешь, к кому на стол попадет резюме. Например, ваши профессиональные навыки устроят руководителя, но бездумно вписанная «инициативность» может все испортить, если начальник увидит в этом угрозу иерархическим устоям.
Так что не стоит перечислять все мыслимые и немыслимые достоинства. Если уж очень хочется, укажите два - три качества, которые представляются наиболее соответствующими данной профессии.

Правильный вариант резюме

Обязанностей у секретаря немало, но их объединяет единая цель: оказание руководителю максимальной помощи в работе и экономии времени. Секретарю необходимо работать с документацией, телефоном, факсом, заниматься приемом и распределением звонков, общаться с посетителями, организовывать встречи, совещания, командировки руководства.

Обязанности секретаря

Нередко в небольших организациях на секретаря возлагаются еще и функции делопроизводителя. К ним относят ведение и управление официальными бумагами, составление документов, организация движения и деятельности с ними, ведение учета и хранения.

При не слишком существенном объеме это входит в обязанности секретаря. Если же объемы очень большие, вводится должность делопроизводителя, требующая специального образования. Основная деятельность секретаря – работа с офисной техникой и документами. Требуется внимательность, аккуратность.

Преимущественным моментом становится знание иностранных языков. При составлении резюме в обязательном порядке указывают уровень владения ими.

Конкретной специализацией образование отличаться в обязательном порядке не должно. Однако непременным условием является его суть, связанная с умением анализировать данные, нахождением подхода к людям.

В личных качествах не лишне упомянуть о собранности, организованности и коммуникабельности. Секретарь является лицом компании. Должность достаточно ответственна.

В обязанности включены распределение телефонных звонков, встречи посетителей. Принято считать секретарскую работу начальным этапом карьерной лестницы. Но для такого трамплина обязателен довольно высокий уровень образования.

Внешний вид секретаря – визитная карточка предприятия. Обязанности могут ограничиваться исключительно подачей кофе и приемом звонков, но вероятно расширение в вид составления важнейших документов и организации отдыха руководства и его семьи.

Поэтому в составляемом резюме важно указывать достижения. Это обязательно даже в том случае, если предыдущее место работы являлось курьерской должностью. Указание достижений дает потенциальному работодателю понимание того, что соискатель умеет подводить своеобразные итоги своей деятельности на рабочем месте и навыки выделения ключевых моментов опыта.

Успехи

Достижения всегда показательны, так как инициативные и продуктивные сотрудники интересны любому работодателю. Указывать достижения лучше всего при помощи конкретных цифр либо фактов.

Достаточно упомянуть несколько ключевых моментов, но действительно значимых и важных. Это позволит без перегрузки раздела огромным количеством информации выделить основное. При перечне главных свершений следует подчеркнуть, какую выгоду либо пользу получила компания.

К примеру, указав успехи, можно завершить предложение фразой о том, что внедрение обеспечило снижение расходов фирмы на определенное количество процентов. Описывать свои достижения важно правильно. Не следует превращать резюме в подобие должностной инструкции. Даже если для описания опыта этот документ и взят за основу, есть смысл тщательно проверить все формулировки.

Иногда успехи описывают от первого лица. Эти формулировки слегка противоречат общему концепту резюме. Лучше воздерживаться от их употребления. Более удобны и обоснованы варианты «была внедрена», «была реализована стратегия..., что обеспечило...» и так далее.

Можно сослаться на какие-либо наиболее значимые успехи в сопроводительном письме, отправляемым вместе с резюме. После чтения такого послания работодатель либо менеджер наверняка пожелает ознакомиться и с прилагаемым документом.

Свои достижения могут быть даже на рутинной работе. Среди них есть наиболее выигрышные:

• успешное прохождение нескольких проверок;
• ускорение документооборота на предприятии внедрением и разработкой совместно с отделом программирования электронной базы;
• организация успешного перехода крупной компании с версии 7.7 «1С:Предприятие» на 8.3;
• повышение эффективности деятельности планового отдела за счет внедрения автоматизации расчетов, что обеспечило сокращение штата экономистов в два раза.

Важно описывать действительно достигнутое. Не следует присваивать успехи главного бухгалтера, если его обязанности не входили в выполняемые функции. А некоторых случаях при смене рода деятельности возникает необходимость приближения побед к новым задачам карьерного роста.

Профессиональные достижения демонстрируют реализованные в ходе деятельности задачи и цели. Они могут являться следствием проявления необходимого набора качеств. Для руководителя это означает немало.

Так, среди успешных вариантов могут значиться:

• координирование работы топ-менеджеров компании;
• подготовка договоров, необходимой документации на подписание;
• прием звонков с их распределением;
• отправка, получение и регистрирование корреспонденции;
• встреча и координация гостей;
• помощь и организации корпоративных мероприятий;
• Travel-поддержка;
• административная поддержка руководителя;
• обеспечение всем необходимым для полноценного функционирования;
• координирование деятельности клининговой и курьерской служб;
• стрессоустойчивость и бесконфликтность, прекрасные навыки общения с людьми;
• приятная элегантная внешность;
• навыки пользования офисной техникой;
• умение работать с конфиденциальной информацией;
• владение ПК, MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook и другими компьютерными программами работы с электронной почтой, «Консультант Плюс», Lotus на уровне продвинутого пользователя.

В число успешных примеров составленных резюме входят те, в которых указаны и выполняемые обязанности. Также есть смысл поставить в известность потенциального работодателя о причинах, вследствие которых не состоялось официальное трудоустройство ранее.

Значимость указания достижений

Вариантом удачного указания необходимых качеств в свете требований к соискателю может служить следующее:

• организация жизнедеятельности офиса: заказ воды, кофе, канцелярских товаров, организация ремонта оргтехники, уборки;
• перевод документации, в том числе технической;
• работа с оргтехникой;
• консультирование клиентов по услугам компании;
• организация встреч VIP-гостей;
• обеспечение приятной и комфортной рабочей обстановки.

В качестве причин ухода с прежнего рабочего места есть смысл указывать реальные причины. К примеру, труд без официального оформления, по гражданско-трудовому договору. Обязательно прикладывается соответствующий документ.

В числе вариантов допускаются: при рассмотрении предложений какие-либо объективные причины не приводили к трудоустройству;

• большая удаленность места будущей работы от места жительства (неудобно добираться);
• несоответствие обязанностей заявленным в объявлении;
• непрозрачные условия оплаты;
• несоблюдение ТК;
• переквалификация, творческий отпуск, семейные обстоятельства.

В перечне профессиональных навыков и умений указывают те, что способствуют достижениям. Это могут быть ответы на звонки, регистрация их с информированием руководителя, составление плана работ начальника, выполнение поручений, составление служебных записок, работа с любыми документами.

Очень неплохо упомянуть об опыте выдачи поручений сотрудникам от руководителя и контроле их исполнения, поиск подрядчиков для отдельных задач, обеспечении рабочего места руководителя необходимыми средствами в виде канцпринадлежностей, техники, содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений сотрудников, ведение архива дел и документов, обеспечение их сохранности, передача в архив, организация командировок руководителя, заказы билетов авиа и железнодорожных, бронирование гостиниц.

Профессиональные достижения в резюме – важная его часть. Ни в коем разе не следует пренебрегать ею при самостоятельном составлении резюме и надежде на произведение благоприятного впечатления на работодателя. Из трудового опыта выделяют действительно свои заслуги, участие в проектах, реализацию каких-либо задач, повышение квалификации. Какие-либо достижения можно выделить в любой сфере деятельности.

Не нужно стесняться немного хвалить себя. Это поможет сделать резюме интересным работодателю. Тогда и приглашение на собеседование ждать себя не заставит.